Die Angst vor der Wahrheit? Die Zahlen!

Ich denke die großen Fragen die die meisten Händler interessieren sollten sind: Lohnt sich das alles? Wo stehe ich heute?

Aber wie bekomme ich diese Informationen aus all den beteiligten Systemen wie JTL, Amazon, ebay, PayPal und und und? Ich habe mir das Thema mal genauer angesehen und einen coolen Tipp für euch. Den Seller Math KostenWalter!

Die JTL Statistik reicht für diese Informationen natürlich nicht mehr aus. Die Daten liegen an zu vielen Stellen oder können nicht in JTL hinterlegt werden.

Also fängt man erst einmal mit Excel an. Aber hier wird man schnell an die Grenzen stoßen und feststellen, dass der Zeitaufwand unendlich wird. Ich persönlich begann dann mir selbst passende PHP Scripte zu bauen, die aus der JTL WaWi die passenden Daten der Bestellung aggregierten. Vieles musste vorher in eigenen Feldern hinterlegt werden. FBA Gebühren pro Artikel, Amazon Provisionen, PayPal etc etc. Sobald dieses Feld mal nicht gefüllt ist, ist die Statistik dahin…

Denn was möchte ich nun pro Auftrag wissen? Natürlich das Ergebnis. Für dieses benötige ich aber folgende Infos pro Bestellung:

  • Einkaufspreis (der Echte! Inkl. Versandkosten beim Einkauf, Transaktionskosten etc.)
  • Provisionen der verkaufenden Plattform
  • Versandkosten
  • Provisionen Zahlungsanbieter
  • Verpackungsmaterial
  • etc. etc.

Dies ergibt erstmal den DB 1 der Bestellung. Aber danach gehen die Kosten weiter. Von Personal über IT bis hin zu Räumlichkeiten.

Das Ergebnis sah damals so aus:

Nicht schön aber praktikabel. Es half erstmal für einen „Pi mal Daumen“-Blick auf die Zahlen pro Bestellung.

Dies deckte natürlich nur den DB1 der Bestellungen ab. Monatliche Kosten aus anderen Bereichen gingen unter.

Aber lasst uns kurz mal über den DB sprechen, den

Deckungsbeitrag.

DB1

Der DB1 beschreibt euch, was ihr direkt mit dem Verkauf in diesem Auftrag verdient habt. Also die direkt beteiligten Kosten.

Kurzgesagt, DB1 ist Verkaufspreis Minus alle direkten Kosten wie: Steuer, EK, Versandkosten, Provisionen.

DB2

Der DB2 beinhaltet nun die laufenden Kosten für die Verkäufe wie Verpackungsmaterial, Personal, Reisekosten, Buchhaltung, Strom etc.

DB3

Als letztes kommt der DB3, dieser beinhaltet alle laufenden Kosten die generell im Unternehmen aufkommen und nicht direkt dem Verkaufsgeschäft zugeordnet werden können. Dies sind z.B.: Miete, IT, Beratungskosten etc.

Dies fehlte natürlich alles in meinen einfachen Scripten. Wie nun an mehr Details kommen?

Dann stieß ich auf den Seller Math KostenWalter.

Was ist der Kostenwalter? Genau die Auswertung, die man als Onlinehändler mit JTL WaWi haben sollte um einen ehrlichen Blick auf die Zahlen zu bekommen. Auf der WebSeite von SellerMath findet Ihr die passenden Reports über alle Zahlen die Ihr euch wünschen könnt aber auch beachten solltet. Dazu kommen praktische E-Mail Benachrichtigungen über wichtige Ereignisse.

Wie funktioniert das Ganze nun?

Als erstes benötigt Ihr eine Anbindung zwischen Seller Math und JTL WaWi. SellerMath ist ein gehosteter Dienst. Es ist keine Software die bei euch auf einem Computer läuft. Über diesen Fakt kann man sich jetzt natürlich streiten. Sind die Daten sicher? Wissen die Betreiber von Seller Math jetzt alles über meine Produkte? etc. etc. Für mich ist es kein Show Stopper, ich finde es eher praktisch. Nicht noch ein Dienst auf unseren Servern um den wir uns kümmern müssen.

Aber zurück zur Anbindung, wie kommt Seller Math an eure JTL Wawi? Seller Math bietet hier einen praktischen Connector Dienst, der die Verbindung zu eurem SQL Server und der WaWi herstellt, ohne dass die Firewall geöffnet werden muss.

Für diejenigen, die Ihre Wawi in der Cloud hosten und evtl. auf den mehr als leichtsinnigen Gedanken kommen, einfach den SQL Port dort freizugeben, kann auch dieser angesprochen werden. (Über das Security Thema bei Cloud Hosting der WaWi werde ich demnächst auch mal schreiben.)

Wenn die Anbindung steht, solltet ihr euch mal die Basisdaten anschauen. Denn Ihr müsst Seller Math eure Kosten beibringen.

Hier unterscheidet Seller Math zwischen monatlichen allgemeinen Kosten, Plattformkosten und Zahlungsanbieter Kosten.

Die letzteren Beiden könnt ihr praktischerweise pro Bestellung und pro Monat angeben. Warum? Ganz einfach, Amazon erhebt eine monatliche Gebühr und erhält pro Bestellung eine Provision.

Im ersten Moment hat mich die Menge der Felder sehr erschreckt. Viele der Felder konnte ich auch gar nicht sofort beantworten. Was kostet die Miete nochmal? Wie viel geht für IT pro Monat drauf? Uff…

Also begann der Punkt vor dem vielleicht manch ein Händler Angst hat. Die echten Zahlen… Denn Fixkosten sammeln sich schnell an. Hier einen Dienst gebucht, dort eine Dienstleistung beauftragt oder eine weitere Plattform angebunden.

Hier kann ich euch einen kleinen Tipp mitgeben. Dokumentiert irgendwo wie Ihr auf die Zahl der Felder gekommen seid. Denn in zwei Monaten wisst Ihr bestimmt nicht mehr, wieso Ihr bei IT 566€ eingetragen habt und wie sich diese zusammensetzen. Wäre auch direkt mein erster Verbesserungsvorschlag, eine Art Kommentarfeld wie sich die Zahl zusammensetzt.

Dieses ganze Zusammensuchen der Zahlen und auf Bereiche zuweisen dürfte schon einigen Händlern die Augen öffnen. Denn manchmal gräbt man dabei doch vergessene Posten aus…

Wundert euch nicht, dass Ihr auch für Amazon Daten angeben müsst. Diese sind Platzhalter bis die echten Zahlen von Amazon abgeholt wurden. Denn Amazon liefert den Report nur pro Auszahlungszeitraum.

Das mich genau dazu bringt, natürlich interessieren euch noch die echten Amazon Zahlen. Diese werden einfach über den Abrechnungsbericht von Amazon eingelesen. Diesen müsst Ihr pro Zeitraum hochladen. Natürlich erinnert euch der KostenWalter hieran. 🙂

Aber jetzt endlich zu den Zahlen!

Das Dashboard ist die Zentrale aller Infos. Wie läuft der aktuelle Monat, wie viele Bestellungen, was hat Pick&Pack gekostet, was habt ihr Amazon hinterher geworfen, welches Produkt hat den meisten Ertrag gebracht. Alles auf einen Blick super praktisch

Hier könnt Ihr aber auch weiter in die Zahlen gehen. Wie setzt sich der Ertrag dieses Produktes zusammen? Einfach anklicken!

Möchte man nicht das einzelne Produkt direkt auswerten geht man über die Produktkosten Übersicht. Wie viele Produkte wurden im definierten Zeitraum verkauft? Wie hoch war der DB1 über alle Bestellungen im Schnitt? Wie hoch war der Ertrag des Produktes über den ganzen Monat.

Auf den meisten Seiten kann man dann über einen CSV Download die Daten weiter auswerten. Gerade Excel bietet mit Filter und Pivot Funktion sehr gute Möglichkeiten hierfür.

Hier einmal ein Beispiel, ein ausgewählter Zeitraum in dem ich per Pivottabelle mir anzeigen lasse, mit welchem Lieferanten wie viel Umsatz, Gewinn und Stückzahlen verkauft wurden. So eine Auswertung benötigt ca. 3 Minuten und dürfte für die nächste Bestellung und Verhandlung sehr hilfreich sein. 🙂

Gut das war die Helikopter Sicht. Aber ich will es pro Bestellung wissen. Also ab geht’s in die Bestellungsansicht. Diese schlüsselt euch eine Liste aller Bestellungen mit dem jeweiligen DB1 auf. Hier dürfte manch einer schon das erste Mal erschrecken. 🙂

Wenn man mal wieder eine Bestellung mit einem geringen DB1 findet, einfach anklicken. Jetzt wisst ihr, wo das Geld geblieben ist. Amazon Provision falsch berechnet? EK zu hoch? Ihr findet dort alles.

Vorher erwähnte ich auch schon die E-Mail Benachrichtigungen. Der KostenWalter ist sehr gesprächig. Ihr könnt recht simpel konfigurieren, über was euch der KostenWalter informieren soll. Es gibt schließlich nichts Nervigeres als zu viele unnötige E-Mails.

Meine persönlichen Favoriten sind hier

  • Warnung bei negativem DB1 einer Bestellung
  • Wochenreport
  • Täglicher Break Even Report
  • Monatsauswertung

Hier greife ich aber direkt den täglichen Break Even Report auf. Dieser zeigt euch in einer täglichen E-Mail recht übersichtlich, wie euer DB1 gestern aussah. Wie viel Prozent vom Break Even (also der schwarzen Null) Ihr schon erreicht habt und wie der DB1 die nächsten Tage aussehen muss, damit Ihr am Monatsende zumindest bei einer schwarzen Null landet. Ich persönlich mag diesen Report einfach, da ich nicht jeden Tag im Büro bin. So hat man einen einfachen Überblick auch von Unterwegs.

Die Kosten

Kommen wir doch mal zu den Kosten. Denn auch einen KostenWalter gibt es nicht kostenlos. Das Schöne ist, dass Ihr jetzt keine horrenden Kosten befürchten müsst. Der KostenWalter kostet pro Monat nur 29,00 €. Zusätzlich kostet jeder Auftrag nochmals 1,9 Cent. Wie es sich natürlich gehört, aber man muss es leider noch erwähnen, jederzeit monatlich kündbar!

Persönlich finde ich es für diesen Funktionsumfang mehr als Fair.

Seller Math hat mir für diesen Beitrag ein Testsystem zu Verfügung gestellt, sowie zwei Musteremailbilder, um Bilder für diesen Eintrag zu machen. Meine Live Daten wollte ich euch jetzt doch nicht präsentieren 😉
Danke an dieser Stelle, zum Testen geht es übrigens hier https://www.seller-math.com/programme/kostenwalter/

PS: Mittlerweile bin ich selbst zahlender Seller Math Kunde und bereue es nicht 🙂